Hồ sơ – Thủ tục thành lập công ty năm 2024

Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục và quy trình thành lập công ty / doanh nghiệp mới nhất. Để thành lập doanh nghiệp bạn cần đáp ứng các điều kiện nào? chuẩn bị những hồ sơ gì và thủ tục ra sao? Quy trình tiến hành như thế nào? và đặc biệt cần lưu ý những vấn đề gì? Mời bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của Tư Vấn DNL sẽ giúp bạn đọc cập nhật những thông tin cần thiết trước và sau khi thành lập công ty theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý thủ tục thành lập công ty 2024

Cơ sở pháp lý để nhà đầu tư thực hiện các thủ tục thành lập công ty/ doanh nghiệp cần phải căn cứ vào quy định pháp luật doanh nghiệp như sau:

1. Luật Doanh nghiệp 2020 ngày 17 /06/2020 thay thế cho Luật doanh nghiệp năm 2014;
2. Nghị định 47/2021/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp ngày 01/04/2021;
3. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp ngày 04 /01/2021;
4. Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư ngày 28/12/2021;
5. Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 01/03/2021;
6. Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT sửa đổi Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ trưởng Bộ KH&ĐT ban hành ngày 01 tháng 07 năm 2023.

Điều kiện thành lập công ty cần những gì?

Khi thành lập công ty cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Điều kiện đối với cá nhân: đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp theo quy định.

– Điều kiện đối với tổ chức: Có đủ tư cách pháp nhân và được thành lập theo quy định của pháp luật

– Đáp ứng đầy đủ điều kiện về tên công ty, địa chỉ kinh doanh, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật.

– Đáp ứng các điều kiện về hồ sơ thành lập và nộp lệ phí theo quy định

– Ngoài việc cần phải đáp ứng và tuân thủ đầy đủ các điều kiện chung ở trên, đối với từng loại hình doanh nghiệp dự kiến thành lập còn phải đảm bảo thỏa mãn các điều kiện như sau:

• Điều kiện khi thành lập công ty TNHH một thành viên: Có 1 chủ sở hữu công ty (cá nhân hoặc tổ chức). Giám đốc có thể là chủ sở hữu hoặc đi thuê.
• Điều kiện khi thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên: Có tối thiểu 2 thành viên và không quá 50 thành khi góp vốn mở công ty
• Điều kiện khi thành lập công ty cổ phần: Bắt buộc phải có tối thiểu 03 cổ đông sáng lập và không giới hạn số lượng cổ đông tối đa.
• Điều kiện khi thành lập công ty hợp danh: Có ít nhất 2 thành viên hợp danh và thành viên không được làm chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên công ty hợp danh khác.
• Điều kiện khi thành lập doanh nghiệp tư nhân: Chủ doanh nghiệp là cá nhân và chịu toàn bộ trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Không được là thành viên công ty hợp danh, không được.

Hồ sơ & thủ tục thành lập công ty/ doanh nghiệp năm 2024

Bước 1: Chuẩn bị thông tin công ty

Để có thể đăng ký thành lập doanh nghiệp, trước tiên, bạn đọc cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin về công ty dự kiến thành lập bao gồm lựa chọn loại hình doanh nghiệp, tên công ty, địa chỉ trụ sở công ty, vốn điều lệ cần đăng ký, thông tin người đại diện pháp luật, ngành nghề kinh doanh và thông tin CMND/CCCD/ hộ chiếu. Cụ thể như sau:

1/ Lựa chọn loại hình doanh nghiệp:

Hiện nay, theo quy định Luật doanh nghiệp năm 2020 bao gồm những loại hình doanh nghiệp như sau: 

• Thành lập công ty TNHH 1 thành viên
• Thành lập công ty TNHH 2 thành viên
• Thành lập doanh nghiệp tư nhân
• Thành lập công ty cổ phần
• Thành lập công ty hợp danh

2/ Đặt tên công ty

• Tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự sau đây: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng.
• Tên riêng được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.
• Tên không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
• Tên không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.
• Tên công ty không trùng hoặc tên gây nhầm lẫn với tên những doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc, trừ doanh nghiệp đã giải thể hoặc tuyên bố phá sản.

Lưu ý: Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các Điều 37, 38, 39 và 41 Luật Doanh nghiệp 2020. 

3/ Chọn địa chỉ trụ sở chính

• Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
• Trường hợp địa chỉ doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính chưa có số nhà, doanh nghiệp liên hệ Ủy ban nhân dân Quận/Huyện để được cấp số nhà trước khi đăng ký doanh nghiệp.
• Địa chỉ trụ sở chính của công ty không được đặt tại chung cư để ở trừ các officetel, tòa nhà văn phòng, Trung tâm thương mại.

4/ Đăng ký mức Vốn điều lệ

Vốn điều lệ công ty là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.

• Tùy theo nhu cầu kinh doanh, ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký mức vốn phù hợp.
• Mức vốn điều lệ để xác định quyền lợi và trách nhiệm của mỗi thành viên/ cổ đông.
• Mức vốn còn để xác định mức thuế môn bài phải nộp hàng năm.

5/ Chọn người đại diện theo pháp luật công ty

Khi thành lập công ty bắt buộc chủ sở hữu, các thành viên và các cổ đông phải chọn ra 1 người đứng đại điện pháp luật cho doanh nghiệp. Chức danh thường là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch hội đồng thành viên, Chủ tịch hội đồng quản trị,….

Tùy theo nhu cầu doanh nghiệp có thể đăng ký 1 hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

6/ Chọn ngành nghề kinh doanh:

Chon ngành nghề kinh doanh theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ.

• Doanh nghiệp được tự do lựa chọn ngành nghề mình kinh doanh mà nhà nước không cấm và phải đăng ký trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp
• Đối với ngành, nghề yêu cầu vốn pháp định thì khi đăng ký vốn điều lệ không được thấp hơn vốn pháp định yêu cầu;
• Doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện trước khi hoạt động các ngành nghề kinh doanh có điều kiện về chứng chỉ hoặc giấy phép con.

7/ Chuẩn bị giấy chứng thực cá nhân:

Chuẩn bị thông tin chứng minh nhân dân (CMND)/ Căn cước công dân (CCCD) hoặc hộ chiếu bản sao y công chứng không quá 3 tháng của tất cả người tham gia góp vốn và còn thời hạn sử dụng.

Bước 2: Tiến hành soạn thảo và nộp hồ sơ thành lập công ty

1/ Hồ sơ thành lập doanh nghiêp bao gồm những gì?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các thông tin tại bước 1, để tiếp tục hoàn tất thủ tục thành lập công ty, chúng ta sẽ chuyển sang bước 2: đăng ký công ty. Tại bước này, bạn đọc sẽ cần soạn thảo hồ sơ thành lập công ty và nộp hồ sơ đăng ký công ty tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/ thành phố. Cụ thể như sau:

Về việc soạn thảo hồ sơ thành lập công ty cần tiến hành đầy đủ theo những biểu mẫu sau:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

2. Dự thảo điều lệ công ty;

3. Bản sao y công chứng các giấy tờ sau đây:

a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

b) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

4. Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần

5. Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật

2/ Nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty:

Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp theo phương thức sau đây:

Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

B1: Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định.

B2: Doanh nghiệp đến nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh

+ Thời gian: từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút (các buổi sáng từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần).

+ Nộp hồ sơ tại quầy tiếp nhận bộ phận 1 cửa, đóng lệ phí, lấy số thứ tự và chờ gọi theo số thứ tự.

+ Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ đăng ký và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp. *

B3: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ mở công ty và giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

B4: Căn cứ theo ngày hẹn trên giấy Biên nhận, doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh để nhận kết quả giải quyết hồ sơ (từ 13 giờ đến 17 giờ các buổi chiều từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần).

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử:

Doanh nghiệp hoặc người nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Để tiến hành thực hiện việc nộp hồ sơ thành lập công ty điện tử, người thực hiện cần thực hiện theo các bước sau:

B1: Đăng ký tài khoản truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Nhập địa chỉ http://dangkyquamang.dkkd.gov.vn trên thanh trình duyệt Web > Nhấn nút [Enter] trên bàn phím để truy cập vào trang thông tin điện tử (trang web) của ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Tại cửa sổ đăng nhập, nhấn [Tạo tài khoản mới] -> Nhập các thông tin về việc tạo tài khoản tại mục “Chi tiết đăng nhập”
• Nhập mã Captcha -> Nhấn nút [Đăng ký] để gửi yêu cầu đăng ký tài khoản

B2: Kích hoạt tài khoản:

• Hệ thống hiển thị thông báo đã gửi email kích hoạt tài khoản đến địa chỉ email mà người nộp hồ sơ/người đăng ký đã đăng ký. Đồng thời, Hệ thống tự động gửi email kích hoạt vào địa chỉ đã đăng ký của người nộp hồ sơ/người đăng ký để kích hoạt tài khoản sử dụng.
• Đăng nhập vào địa chỉ email đã đăng ký, mở email kích hoạt tài khoản mà Hệ thống đã gửi -> Nhấn vào đường dẫn kích hoạt tài khoản và hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản

B3. Yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh

Sau khi tài khoản đã được kích hoạt thành công. Người nộp hồ sơ trở lại trang https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/ vào thanh công cụ, chọn “Quản lý thông tin cá nhân”, chọn [Yêu cầu Tài khoản đăng ký kinh doanh] -> Mới nộp được hồ sơ.

B4: Nộp hồ sơ thành lập công ty qua mạng

• Người nộp hồ sơ đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh
• Chọn loại hình doanh nghiệp cần thành lập
• Điền thông tin của thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng
• Scan và tải tài liệu hồ sơ đính kèm
• Thực hiện thanh toán điện tử
• Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Kết quả hồ sơ: Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ sẽ có thông báo về việc sửa đổi, bổ sung đăng ký doanh nghiệp qua email.

Bước 3: Khắc con dấu pháp nhân doanh nghiệp

Sau khi đã hoàn thành bước 2, bạn đọc tiếp tục chuyển sang bước 3 để khắc con dấu pháp nhân cho công ty. Thủ tục làm con dấu pháp nhân như sau:

• Mang bản sao giấy chứng nhận đăng ký công ty đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu
• Doanh nghiệp mang theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và CMND bản gốc để lấy dấu

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 thì doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp và tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu pháp nhân của công ty.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Những thủ tục sau khi thành lập công ty

Sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, để có thể chính thức hoạt động, doanh nghiệp cần thực hiện một số thủ tục sau:

1. Mở tài khoản ngân hàng

Sau khi được cấp Giấy chứng phép kinh doanh thì doanh nghiệp cần liên hệ các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để tiến hành mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp mình.

Và tiến hành đăng ký nộp thuế điện tử cho doanh nghiệp mình tại ngân hàng và Cơ quan thuế.

2. Khai, nộp lệ phí môn bài

Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai, nộp lệ phí môn bài khi mới ra hoạt động kinh doanh cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (sau đây gọi chung là Đơn vị phụ thuộc) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh; thì, doanh nghiệp thực hiện khai, nộp lệ phí môn bài cho các Đơn vị phụ thuộc đó với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp có Đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh; thì, các Đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp mình.

Doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc khai lệ phí môn bài một lần khi mới ra hoạt động, kinh doanh, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;

Trường hợp mới thành lập nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.

3. Bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy làm kế toán của mình; đó có thể là Phòng/Ban Kế toán, thuê dịch vụ làm kế toán,….

Tuy nhiên, dù tổ chức theo hình thức nào, bao nhiêu người làm kế toán đi nữa; thì, doanh nghiệp nhất định phải có Kế toán trưởng, trừ trường hợp là doanh nghiệp siêu nhỏ.

4. Đăng ký thuế lần đầu

Sau khi đã nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thì doanh nghiệp vẫn phải liên hệ với cơ quan quản lý thuế trực tiếp để nộp một số giấy tờ khai thuế ban đầu theo quy định.

5. Treo bảng hiệu tại doanh nghiệp

Bảng hiệu công ty có thể làm dưới dạng ngang hoặc dọc, với giới hạn kích thước như sau:

• Đối với bảng hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;
• Đối với bảng hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.

Bảng hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.

6. Lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông

Doanh nghiệp phải lập sổ đăng ký thành viên, đăng ký cổ đông ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và lưu trữ tại trụ sở chính doanh nghiệp hoặc trung tâm lưu ký chứng khoán đối với sổ đăng ký cổ đông.

7. Đăng ký chữ ký số

– Chữ ký số bắt buộc phải có của mỗi doanh nghiệp dùng để kê khai thuế, nộp thuế điện tử, xuất hóa đơn điện tử, kê khai Bảo hiểm xã hội, kê khai Hải quan, ký hợp đồng,…
– Tùy vào mỗi nhà cũng cấp, đại lý mà sẽ có mức giá dao động khác nhau cho các gói cước sử dụng.

8. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Tất cả doanh nghiệp mới thành lập áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định Thông tư 78/2021/TT-BT và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải thực hiện việc nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế..

Sau 01 ngày làm việc (kể từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

9. Khai trình sử dụng lao động lần đầu khi bắt đầu hoạt động

Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nếu doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc.

10. Lưu ý về Ngành, nghề kinh doanh có điều kiện

Khi thành lập, doanh nghiệp hãy lưu ý đến ngành, nghề kinh doanh của mình, nếu thuộc những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện thì doanh nghiệp phải đảm bảo các điều kiện và phải bảo đảm xuyên suốt trong quá trình kinh doanh của mình.

Đối với một số ngành, nghề chỉ cần đáp ứng đủ các điều kiện trong suốt quá trình kinh doanh. Đối với nhiều ngành, nghề thì phải cần giấy phép, giấy chứng nhận đủ điều kiện… trước khi kinh doanh.

Trên đây là những chia sẻ của Tư Vấn DNL giúp bạn đọc nắm bắt rõ các thông tin về quy trình thành lập công ty/ doanh nghiệp mới nhất. Nếu còn vướng mắc gì cần giải đáp, vui lòng để lại bình luận ở khung bên dưới hoặc liên hệ trực tiếp với dịch vụ thành lập công ty Tư Vấn DNL để được hỗ trợ tốt nhất.