Mẫu công văn giải trình nộp sai nội dung BHXH mới nhất

Bạn vừa nhận được Thông báo đôn đốc thu nộp BHXH dù kế toán đã thực hiện lệnh chuyển tiền (Ủy nhiệm chi) từ trước đó? Bạn lo lắng vì bị tính lãi chậm nộp hoặc ảnh hưởng đến chốt sổ cho nhân viên?

Đừng quá lo lắng! Đây là một lỗi nghiệp vụ rất phổ biến mà Tư Vấn DNL thường xuyên hỗ trợ khách hàng xử lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu nguyên nhân và cung cấp Mẫu công văn giải trình chuẩn nhất để cơ quan BHXH cập nhật lại số liệu cho doanh nghiệp.

1. Tại sao đã nộp tiền mà BHXH vẫn báo nợ?

Hệ thống quản lý thu của Bảo hiểm xã hội hiện nay thực hiện hạch toán tự động. Để tiền “chạy” về đúng tài khoản của công ty bạn, nội dung chuyển khoản ngân hàng cần phải đúng cú pháp 100%.

Các nguyên nhân phổ biến khiến tiền bị “treo”, chưa được trừ nợ:

• Ghi sai hoặc thiếu Mã đơn vị: Ví dụ mã là TZ1234U nhưng ghi nhầm thành TZ123 hoặc quên ghi.
• Sai cú pháp đặc biệt: Kế toán vô tình chèn các ký tự lạ, dấu cộng (*), hoặc ghi nội dung quá dài làm hệ thống không nhận diện được mã đơn vị (Ví dụ: NOP TIEN BHXH +103+00+TZ+1234U...).
• Nộp nhầm cơ quan BHXH: Chuyển tiền vào tài khoản của BHXH Cơ Sở A nhưng công ty lại thuộc quản lý của BHXH Cơ Sở B.

2. Quy trình 3 bước xử lý nhanh gọn

Khi gặp trường hợp này, Kế toán cần bình tĩnh thực hiện theo các bước sau của Tư Vấn DNL:

Bước 1: Kiểm tra lại Ủy nhiệm chi (UNC)

Lấy lại Lệnh chuyển tiền/Sao kê ngân hàng của ngày đã nộp. So sánh nội dung chuyển khoản với Mã đơn vị trên Thông báo nợ. Nếu thấy sai sót trong nội dung, hãy chuyển sang Bước 2.

Bước 2: Soạn thảo Công văn Giải trình (Đề nghị tra soát)

Bạn cần làm một văn bản gửi cơ quan BHXH quản lý, đính kèm chứng từ nộp tiền để chứng minh mình đã hoàn thành nghĩa vụ.

Lưu ý: Trong công văn phải dùng từ ngữ chuyên môn như “Tra soát”, “Điều chỉnh hạch toán” để cán bộ xử lý nhanh hơn.

Bước 3: Nộp hồ sơ

• Cách 1: Nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa.
• Cách 2: Gửi qua bưu điện (Chuyển phát bảo đảm).
• Cách 3: Gửi qua VssID hoặc Cổng dịch vụ công (nếu có chức năng đính kèm hồ sơ khác).
• Mẹo nhỏ: Sau khi gửi, nên gọi điện cho cán bộ chuyên quản thu (số điện thoại thường nằm ở cuối Thông báo nợ) để báo họ kiểm tra trên hệ thống.

3. Tải Mẫu Công Văn Giải Trình Nộp Sai Nội Dung BHXH

Dưới đây là 2 mẫu công văn do đội ngũ pháp lý của Tư Vấn DNL biên soạn, đã được áp dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp.

Mẫu 1: Dành cho trường hợp sai cú pháp/nội dung

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ TRA SOÁT & ĐIỀU CHỈNH TIỀN ĐÓNG BHXH

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội [Tên Cơ Sở]……….

• Đơn vị: [Tên Công Ty Của Bạn]
• Mã đơn vị: [Điền Mã Đơn Vị Chính Xác]
• Địa chỉ: [Điền Địa Chỉ Chính Xác]
• Số điện thoại: [Điền Mã Đơn Vị Chính Xác]

Ngày …/…/20…, Công ty chúng tôi nhận được thông báo nợ BHXH tháng …. Tuy nhiên, qua đối chiếu, Công ty khẳng định đã nộp tiền vào ngày …/…/20… với số tiền là: ……………….. VNĐ.

Lý do chưa được ghi nhận: Do sơ suất khi lập lệnh chuyển tiền, nội dung chuyển khoản đã ghi sai/thiếu mã đơn vị (Nội dung đã ghi: “…………………..”), dẫn đến hệ thống không tự động hạch toán.

Bằng văn bản này, chúng tôi kính đề nghị Quý cơ quan thực hiện tra soát và điều chỉnh số tiền trên vào nghĩa vụ nộp BHXH tháng …. cho Mã đơn vị: ………….

Chúng tôi cam kết rút kinh nghiệm trong các kỳ nộp sau.

Đính kèm: 01 bản sao Ủy nhiệm chi ngày …/…/20…

NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP

(Ký, đóng dấu)

…………. ……… …………

Mẫu 2: Mẫu giải trình thông báo nợ tiền BHXH

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

(V/v: Tra soát và điều chỉnh tiền đóng BHXH do sai nội dung chuyển khoản)

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI CƠ SỞ CÁT LÁI

• Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MOCONGTY.NET
• Mã đơn vị: TZ1234U
• Địa chỉ: 567/107/6 Lê Văn Khương, Phường Bình Trưng, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại liên hệ: 0949883779

Thực hiện Thông báo số ……./TB-BHXH ngày …../…../2025 của Bảo hiểm xã hội Cơ sở ………. về việc đôn đốc thu nộp BHXH, BHYT, BHTN.

Sau khi kiểm tra, rà soát đối chiếu số liệu kế toán với thông báo của Quý cơ quan, Công ty TNHH mocongty.net xin giải trình và báo cáo như sau:

1. Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ:

Công ty chúng tôi đã thực hiện chuyển nộp số tiền BHXH tháng …./2025 trước thời điểm nhận thông báo nợ. Cụ thể giao dịch như sau:

• Thời gian nộp: ngày ……/…../2025.
• Số tiền: 19.809.899 VNĐ (Mười chín triệu tám trăm linh chín nghìn tám trăm chín mươi chín đồng).
• Tài khoản thụ hưởng: ……………………………. – NH TMCP Công Thương Việt Nam.
• Đơn vị thụ hưởng: BẢO HIỂM XÃ HỘI CƠ SỞ ……………

2. Nguyên nhân sai lệch dữ liệu:

Qua kiểm tra lệnh chuyển tiền (Ủy nhiệm chi), chúng tôi phát hiện nội dung chuyển khoản đã được ghi nhận là: NOP TIEN BHXH +103+00+TZ+1234U+07930+DONG BHXH. Việc xuất hiện các ký tự “+” xen giữa mã đơn vị (TZ và 1234U) dẫn đến hệ thống quản lý thu của Quý cơ quan không tự động nhận diện và hạch toán chính xác cho mã đơn vị TZ1234U.

3. Đề nghị BHXH Cơ Sơ …… hỗ trợ:

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động và thống nhất số liệu giữa hai bên, Công ty chúng tôi kính đề nghị Bộ phận Quản lý thu – BHXH Cơ sở …………..

 hỗ trợ:

1. Thực hiện tra soát khoản tiền 19.809.899 VNĐ nộp ngày …./…./2025 đang bị treo hoặc chưa rõ đối tượng.
2. Điều chỉnh hạch toán số tiền trên vào nghĩa vụ nộp BHXH tháng …../2025 cho Công ty mocongty.net  (Mã đơn vị: TZ1234U).
3. Cập nhật lại trạng thái đóng trên hệ thống, xác nhận đơn vị không nợ đọng số tiền nêu trên.

Doanh nghiệp cam kết các thông tin kê khai là trung thực và sẽ rút kinh nghiệm thực hiện đúng cú pháp trong các kỳ nộp tiếp theo.

Kính mong Quý cơ quan xem xét và hỗ trợ.

Trân trọng kính chào./.

Mẫu 3: mẫu công văn điều chỉnh mã đơn vị BHXH

Kính gửi: BẢO HIỂM XÃ HỘI ………

• Tên đơn vị: ……. ……. ……. …….. …….. ……… ………… ……..
• Mã số quản lý: ……. ……. ……. …….. …….. ……… …………
• Địa chỉ: ……. ……. ……. …….. …….. ……… ………… ……… …..
• Điện thoại: ……. ……. ……. …….. …….. ……… …………. …….

Nội dung:

Ngày ………., Công ty chúng tôi có nộp tiền bảo hiểm tháng ….. với số tiền là …….đ (bằng chữ: ……………..) vào số tài khoản …….. – Ngân hàng ….. Chi nhánh …. của Bảo hiểm xã hội ……… nhưng vẫn chưa được trừ số tiền bảo hiểm này trên hệ thống.

Lý do:

Nguyên nhân của việc chưa được trừ đó là do kế toán sơ suất khi chuyển nộp tiền BHXH ghi thiếu mã số đơn vị (……….) vào phần nội dung nộp tiền. Vì vậy, số tiền ……đ vẫn còn bị treo trên hệ thống của Bảo hiểm xã hội ………

Nay Công ty chúng tôi làm công văn này gửi tới Cơ quan bảo hiểm xã hội ………. để giải trình sự việc và xin điều chỉnh bổ sung mã số đơn vị, cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm liên quan.

Do vậy, Công ty chúng tôi kính đề nghị Cơ quan bảo hiểm xã hội ……… chấp thuận cho Công ty chúng tôi được điều chỉnh bổ sung mã số đơn vị và chuyển số tiền bị treo trên hệ thống vào phần đã nộp tiền BHXH tháng …… của Công ty ………… .

Xin trân trọng cảm ơn!

4. Cú pháp nộp tiền BHXH chuẩn nhất 2025

Để tránh phải đi làm công văn giải trình tốn thời gian, Tư Vấn DNL nhắc bạn “công thức vàng” khi ghi nội dung chuyển khoản (Internet Banking) như sau:

Cấu trúc nộp: +BHXH+103+00+[Mã đơn vị]+[Mã cơ quan BHXH]+dong BHXH+

Ví dụ: Công ty ABC khi nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN ghi: +BHXH+103+00+TZ1234Z+00101+dong BHXH+

Trong đó: +BHXH+103+00+ là loại hình thu mặc định theo quy định của cơ quan BHXH; TZ1234Z là mã đơn vị của Công ty ABC; 00101 là mã cơ quan BHXH quản lý thu đối với Công ty ABC.

5. Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp của Tư Vấn DNL

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc làm việc với cơ quan Bảo hiểm, thuế hoặc các thủ tục pháp lý doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

• Tư Vấn DNL – Chuyên dịch vụ thành lập công ty, kế toán thuế và tư vấn pháp lý.
• Hotline/Zalo: 0949 883 779 (Mr. Danh)
• Website: www.mocongty.net