Thủ tục & Mẫu công văn xin cấp lại mật khẩu Hải quan, Cập nhật Chữ ký số VNACCS (Mới nhất 2026)

Việc quên mật khẩu VNACCS/VCIS hoặc thay đổi Chữ ký số (Token) khiến doanh nghiệp không thể truyền tờ khai là sự cố thường gặp, gây gián đoạn nghiêm trọng đến hoạt động xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, vì đây là tài sản bảo mật nên quy trình cấp lại tại Trung tâm Quản lý vận hành hệ thống CNTT Hải quan được kiểm soát rất khắt khe.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp Mẫu công văn xin cấp lại mật khẩu Hải quan (Cập nhật 2026) chuẩn nhất, kèm hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ một lần là được duyệt ngay, tránh rủi ro bị trả về.

1. Khi nào cần gửi công văn lên Tổng cục Hải quan?

Bạn cần sử dụng mẫu công văn này trong các trường hợp sau:

• Bị mất mật khẩu tài khoản quản trị (User ID) trên hệ thống VNACCS.
• Chữ ký số (USB Token) cũ bị hư hỏng, hết hạn hoặc thay đổi nhà cung cấp mới.
• Thay đổi thông tin doanh nghiệp (Tên công ty, địa chỉ) trên hệ thống.

2. Hai phương thức nộp hồ sơ hợp lệ

Theo thông báo mới nhất từ Bộ phận hỗ trợ (HelpDesk) Tổng cục Hải quan, để đảm bảo tính bảo mật và tránh mạo danh doanh nghiệp, quy trình tiếp nhận hồ sơ đã được siết chặt. Doanh nghiệp không thể gửi yêu cầu qua Email mà bắt buộc phải thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Gửi hồ sơ qua đường bưu điện (Khuyến khích gửi chuyển phát nhanh đảm bảo).
• Cách 2: Nộp trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Hải quan.

Địa chỉ tiếp nhận duy nhất:

Trung tâm Quản lý vận hành hệ thống CNTT Hải quan – Tổng cục Hải quan

• Địa chỉ: Số 9 Dương Đình Nghệ, Phường Yên Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
• Thời gian nhận: Giờ hành chính các ngày từ thứ 2 đến thứ 6.

3. Bộ hồ sơ bắt buộc (Cập nhật quy định mới)

Rất nhiều doanh nghiệp bị từ chối hỗ trợ vì hồ sơ thiếu sót hoặc không đúng quy cách. Dưới đây là danh sách giấy tờ bạn cần chuẩn bị kỹ:

1. Công văn đề nghị (Bản chính):
   • Do công ty tự soạn (có thể tải mẫu bên dưới).
   • Có đóng dấu, ký tên của người đại diện pháp luật.
   • QUAN TRỌNG: Mã số thuế, Email, Số điện thoại liên hệ phải được đánh máy, tuyệt đối không viết tay.
2. Giấy phép đăng ký kinh doanh (Bản sao công chứng):
   • Dấu công chứng phải còn hiệu lực (không quá 06 tháng kể từ ngày nộp).
3. Giấy chứng nhận đăng ký thuế (Bản sao công chứng):
   • Chỉ cần nộp nếu Giấy ĐKKD của bạn là mẫu cũ không hiển thị Mã số thuế.
4. CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật (Bản sao công chứng):
   • Thông tin phải trùng khớp với người đại diện trên ĐKKD.
   • Lưu ý đặc biệt: Nếu Giấy ĐKKD thể hiện số CMND cũ (9 số), nhưng sếp bạn đã đổi sang CCCD gắn chip, thì bản công chứng CCCD phải quét được mã QR hiện rõ số CMND cũ để đối chiếu. Nếu không quét được hoặc không khớp, hồ sơ sẽ bị trả.
5. Giấy giới thiệu: Chỉ bắt buộc nếu nhân viên đi nộp hồ sơ trực tiếp.

4. Mẫu công văn đề nghị cấp lại mật khẩu / Cập nhật CKS

Dưới đây là mẫu công văn tiêu chuẩn được soạn thảo dựa trên thực tế xử lý hồ sơ thành công. Bạn có thể sao chép và chỉnh sửa thông tin cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Kính gửi: TỔNG CỤC HẢI QUAN

1. Thông tin đơn vị:

• Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MOCONGTY.NET
• Mã số thuế: 0949883779
• Địa chỉ trụ sở: 567/107/6 Lê Văn Khương, Phường Tân Thới Hiệp, TP.HCM
• Người liên hệ: THÀNH LẬP CÔNG TY
• Điện thoại: 0949.883.779
• Email: lenhatdanh@gmail.com

2. Lý do đề nghị: Trong thời gian qua, CÔNG TY TNHH MOCONGTY.NET đã sử dụng chữ ký số EASYCA để thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Tuy nhiên, hiện nay chữ ký số (Token) cũ đã bị hư hỏng/thay đổi, dẫn đến việc đơn vị không thể tiếp tục đăng nhập để truyền dữ liệu tờ khai.

3. Nội dung đề nghị: Để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu không bị gián đoạn, kính đề nghị Tổng cục Hải quan hỗ trợ:

• Cập nhật thông tin chứng thư số mới.
• Cấp lại mật khẩu cho tài khoản quản trị.

Thông tin Chữ ký số mới (Token mới) như sau:

• Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MOCONGTY.NET
• Mã số thuế: 0949883779
• Số Serial chứng thư số (Mới): 5400000000000009C486B1E149F9966B
• Nhà cung cấp: EASYCA

Đơn vị xin cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên và quản lý mật khẩu được cấp theo đúng quy định.

Trân trọng kính chào./.

5. Thời gian xử lý & Những lưu ý “sống còn”

Để hồ sơ không bị “treo” hoặc từ chối, bộ phận HelpDesk có những quy định cụ thể sau:

• Thời gian xử lý: Trong vòng 07 ngày làm việc đối với hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Kết quả sẽ được gửi vào Email đăng ký trong công văn.
• Quy định về Email:
  • Khi cần gửi email hỏi thăm tiến độ tới HelpDesk, phải viết Tiếng Việt có dấu, có tiêu đề và nội dung rõ ràng.
  • TUYỆT ĐỐI KHÔNG Forward (Chuyển tiếp) các email cũ. Mỗi yêu cầu hỗ trợ mới phải soạn một email mới hoàn toàn để tránh hệ thống bỏ sót do trùng lặp.
• Tổng đài hỗ trợ: 1900.9299 (Nhánh 2) – Bộ phận hỗ trợ vận hành hệ thống CNTT Hải quan.
• Gửi đúng địa chỉ: Công văn cần gửi về Tổng cục Hải quan (Cục CNTT & Thống kê Hải quan) tại Hà Nội, không phải gửi cho Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai.
• Kèm theo Giấy phép kinh doanh: Nên photo công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản mới nhất đã cập nhật địa chỉ) kẹp cùng công văn để Hải quan đối chiếu nhanh hơn.
• Số Serial chính xác: Số Serial chứng thư số rất dài và dễ nhầm lẫn (như số 0 và chữ O, số 1 và chữ I). Hãy copy chính xác từ phần mềm quản lý Token.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Nộp hồ sơ xin cấp lại mật khẩu Hải quan ở đâu? Bạn cần gửi bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại: Trung tâm Quản lý vận hành hệ thống CNTT Hải quan – Số 9 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.

2. Thời gian cấp lại mật khẩu VNACCS mất bao lâu? Đối với bộ hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, Tổng cục Hải quan sẽ phản hồi kết quả trong vòng 07 ngày làm việc qua Email.

3. Có được viết tay Mã số thuế trên công văn không? Không. Theo quy định mới, Mã số thuế, Email và Số điện thoại liên hệ trên công văn bắt buộc phải đánh máy. Nếu viết tay hồ sơ sẽ bị trả lại.