Khung pháp lý về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử áp dụng Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và Thông tư số 91/2026/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Các quy định mới thay thế hoàn toàn Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Định dạng hóa đơn điện tử bắt buộc áp dụng ngôn ngữ XML, bao gồm thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Nội dung chính: ẩn

1 1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo từng ngành nghề

2 2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót

3 3. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử Nghị định 254

4 4. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)

5 5. Công cụ tra cứu quy định Hóa Đơn Điện Tử Nghị định 254 năm 2026

1. Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo từng ngành nghề

Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là căn cứ then chốt để xác định tính hợp pháp của chi phí được trừ. Dưới đây là quy định chi tiết cho các lĩnh vực đặc thù:

Bán lẻ xăng dầu: Lập hóa đơn ngay khi kết thúc việc bán xăng, dầu theo từng lần bán cho khách hàng.
Xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Bất động sản (Thu tiền theo tiến độ): Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng đối với trường hợp chưa bàn giao.
Dịch vụ số lượng lớn (Điện, nước, viễn thông, truyền hình…): Chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Vận tải hành khách bằng taxi (sử dụng phần mềm): Thời điểm kết thúc chuyến đi.
Thu phí đường bộ không dừng (ETC): Ngày xe lưu thông qua trạm. Đơn vị có thể lập hóa đơn tổng hợp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng nếu một phương tiện sử dụng nhiều lần.
Khám, chữa bệnh: Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, cơ sở y tế căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập 01 hóa đơn điện tử vào cuối ngày. Đối với phần bảo hiểm y tế chi trả, lập tại thời điểm cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán.
Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu. Ngày xác định doanh thu quy ước từ 06:00:00 sáng hôm trước đến 05:59:59 sáng hôm sau.
Hoạt động cho vay (Tổ chức tín dụng): Thời điểm thu tiền lãi vay theo thỏa thuận.
Kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm hoặc khi thu phí bảo hiểm.
Dầu thô, khí thiên nhiên: Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức hoặc khối lượng khí giao, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử sai sót

Sai tên, địa chỉ người mua (MST và các thông tin khác đúng): Người bán chỉ cần thông báo cho người mua việc hóa đơn lập sai, không phải lập lại hóa đơn. Cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử sai sót cho cơ quan thuế.
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa: Được chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm, bắt buộc ghi số âm (-), điều chỉnh tăng ghi số dương (+).
Trả lại hàng hóa: Người bán, người mua phải có hồ sơ, chứng từ trả lại hàng hóa. Người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận người mua lập hóa đơn.
Chiết khấu thương mại: Số tiền chiết khấu được tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Nếu vượt quá giá trị hàng hóa của lần mua đó, được lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.
Hóa đơn từ máy tính tiền: Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót, chỉ được lập hóa đơn thay thế, không được điều chỉnh.

3. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử Nghị định 254

Cơ quan thuế áp dụng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn trong các tình huống sau:

Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế, không hoạt động tại trụ sở đăng ký, hoặc đang bị cưỡng chế nợ thuế.
Hộ kinh doanh cấp mã số thuế trước 01/07/2025 không khớp dữ liệu dân cư và quá 10 ngày làm việc không bổ sung thông tin.
Doanh nghiệp có hành vi thành lập nhằm mục đích mua bán hóa đơn bất hợp pháp hoặc trốn thuế.
Doanh nghiệp thuộc nhóm rủi ro cao theo Thông tư 94/2026/TT-BTC sẽ phải chuyển sang sử dụng hóa đơn theo từng lần phát sinh trong thời gian giải trình.

4. Giải đáp thắc mắc thường gặp (FAQ)

Thu tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn không? Việc thu tiền đặt cọc hoặc tiền tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải xuất hóa đơn điện tử.
Mức thưởng tố giác gian lận hóa đơn: Người tiêu dùng cung cấp thông tin tố giác người bán không lập hóa đơn được khen thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, trần tối đa 10.000.000 đồng/vụ việc.
Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm thì thể hiện giá trị âm hay dương? Theo quy định tại điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nội dung điều chỉnh giảm bắt buộc ghi số âm ( – ), điều chỉnh tăng bắt buộc ghi số dương ( + ) đúng với thực tế nghiệp vụ.