Tổng Hợp Mẫu Biên Bản Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử Mới Nhất 2026 (Tải File Word Miễn Phí)
Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót như sai mã số thuế, sai tên hàng hóa, hay lệch số tiền thuế là điều khó tránh khỏi đối với các kế toán viên. Theo các quy định mới nhất hiện nay, để xử lý triệt để, doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận thay thế hóa đơn.
Bài viết dưới đây từ các chuyên gia tại Công ty Tư Vấn DNL sẽ cung cấp cho bạn bộ mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử chuẩn nhất năm 2026, kèm theo hướng dẫn xử lý chi tiết cho từng trường hợp sai sót.
1. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử?
Căn cứ theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập (đã gửi cơ quan thuế và người mua) có những sai sót trọng yếu, hai bên mua bán có thể thỏa thuận lập biên bản và xuất hóa đơn thay thế.
Các trường hợp bắt buộc hoặc thường áp dụng hóa đơn thay thế bao gồm:
- Sai mã số thuế của người mua.
- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, hoặc sai tiền thuế.
- Hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thực tế.
Lưu ý: Việc lập biên bản thỏa thuận phải được thực hiện bằng văn bản (giấy hoặc điện tử) có đầy đủ chữ ký của đại diện pháp luật hai bên trước khi xuất hóa đơn mới.
2. Tải Trọn Bộ Mẫu Biên Bản Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử (File Word)
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã biên soạn sẵn các mẫu biên bản tương ứng với từng loại sai sót. Bạn có thể sao chép trực tiếp hoặc tải file Word đính kèm ở cuối bài viết.
Mẫu 1: Biên bản xử lý sai mã số thuế người mua
Đây là lỗi khá phổ biến khi kế toán nhập liệu sai thông tin mã số thuế của khách hàng.
- Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế của đơn vị mua hàng.
- Nội dung đã ghi sai: Mã số thuế người mua: [Mã số thuế bị sai]
- Nội dung đúng: Mã số thuế người mua: [Mã số thuế chuẩn xác]
Mẫu 2: Biên bản xử lý sai tên hàng hóa, sai quy cách, chất lượng
Sử dụng khi xuất nhầm mã hàng, tên hàng hóa không khớp với hợp đồng hoặc hàng hóa thực tế giao nhận có quy cách, chất lượng khác biệt.
- Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử ghi sai tên hàng hóa, hàng hóa không đúng quy cách và chất lượng so với thực tế giao dịch.
- Nội dung đã ghi sai: Tên hàng hoá, dịch vụ: [Tên hàng/quy cách bị sai]
STT
(No.)Tên hàng hóa, dịch vụ
(Name of goods, services)Đơn vị tính
(Unit)Số lượng
(Quantity)Đơn giá
(Unit price)Thành tiền
(Amount)1 Phí dịch vụ tư vấn quản lý doanh nghiệp Gói 1 1.350.000 1.350.000
- Nội dung đúng: Tên hàng hoá, dịch vụ: [Tên hàng/quy cách chuẩn thực tế]
STT
(No.)Tên hàng hóa, dịch vụ
(Name of goods, services)Đơn vị tính
(Unit)Số lượng
(Quantity)Đơn giá
(Unit price)Thành tiền
(Amount)1 Phí dịch vụ tư vấn quản lý doanh nghiệp Gói 1 1.458.000 1.458.000
Mẫu 3: Biên bản xử lý sai số tiền, tổng thanh toán
- Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử tính toán hoặc ghi sai số tiền (thành tiền/tổng thanh toán).
- Nội dung đã ghi sai: Thành tiền: [Số tiền sai] | Tổng thanh toán: [Số tổng sai]
- Nội dung đúng: Thành tiền: [Số tiền đúng] | Tổng thanh toán: [Số tổng đúng]
Mẫu 4: Biên bản xử lý sai thuế suất và tiền thuế GTGT
Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử áp dụng sai mức thuế suất thuế GTGT dẫn đến sai lệch tiền thuế. Nội dung đã ghi sai: Thuế suất: [Mức sai, VD: 8%] | Tiền thuế: [Tiền thuế tính theo mức sai] Nội dung đúng: Thuế suất: [Mức đúng, VD: 10%] | Tiền thuế: [Tiền thuế đúng]
3. Hướng Dẫn Cách Viết Biên Bản Thay Thế Hóa Đơn Hợp Lệ
Để biên bản có giá trị pháp lý và không bị cơ quan thuế xuất toán sau này, kế toán cần đảm bảo các yếu tố cấu thành (Topic Clusters) sau:
- Thông tin hóa đơn cũ: Bắt buộc phải ghi rõ Mẫu số, Ký hiệu, Số hóa đơn và Ngày tháng năm của hóa đơn bị sai sót.
- Lý do sai sót: Phải diễn giải cụ thể, minh bạch (như các mẫu ở phần 2). Không nên ghi chung chung là “sai sót”.
- Cam kết xuất hóa đơn mới: Ghi rõ ngày dự kiến xuất hóa đơn mới thay thế.
- Chữ ký: Khuyến khích sử dụng chữ ký số (Ký điện tử) để đảm bảo tính pháp lý và lưu trữ dễ dàng. Nếu dùng biên bản giấy, phải có chữ ký tươi và đóng dấu của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền hợp pháp).
4. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ Về Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử)
(Phần này được thiết kế tối ưu bằng Schema FAQ để AI của Google, Bing dễ dàng đọc và đẩy lên Top 1 đoạn trích nổi bật)
Q1: Có bắt buộc lập biên bản khi thay thế hóa đơn điện tử không? A: Có. Theo các quy định hiện hành về hóa đơn điện tử, khi thay thế hóa đơn có sai sót, hai bên mua bán bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận (biên bản) ghi rõ sai sót để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
Q2: Ngày lập biên bản có phải trùng với ngày lập hóa đơn thay thế không? A: Ngày lập biên bản thỏa thuận nên cùng ngày hoặc trước ngày lập hóa đơn điện tử thay thế mới để đảm bảo tính logic về quy trình xử lý.
Q3: Hóa đơn điện tử sai sót đã hủy thì có cần lập biên bản thay thế không? A: Nếu hóa đơn sai sót chưa gửi cho người mua, người bán chỉ cần thông báo với cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT) và hủy hóa đơn, không cần lập biên bản với người mua. Nếu đã gửi người mua, hai bên cần lập biên bản thỏa thuận.
5. Hướng dẫn thay thế hóa đơn điện tử theo các quy định cũ
Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 70 mới nhất. Mời bạn đọc cùng tham khảo chi tiết và tải về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử viết sai mới nhất bên dưới.
Nội dung mẫu biên bản thay thế đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 70 mới nhất
Mẫu tham khảo
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…….o0o…….
BIÊN BẢN THAY THẾ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Số: ……/2026/BBTT-…..
- Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Căn cứ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày tháng năm 2026, Chúng tôi gồm:
| Thông tin | BÊN A (BÊN BÁN) | BÊN B (BÊN MUA) |
| Tên doanh nghiệp | ||
| Mã số thuế | ||
| Địa chỉ trụ sở | ||
| Đại diện | ||
| Chức vụ |
Hai bên thống nhất lập biên bản này để thay thế hóa đơn có mẫu số ……., ký hiệu ………., số ……, ngày ……/……../2025 theo quy định.
1. Lý do thay thế: Xuất sai số tiền dịch vụ.
Nội dung đã ghi sai:
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
Nội dung đúng theo thỏa thuận:
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
2. Hóa đơn thay thế: Bên A đã lập và giao Bên B, 01 tờ hóa đơn thay thế:
| STT | Mẫu số | Ký hiệu | Số hóa đơn | Ngày lập | Ghi chú |
| 1 | 1 | C25…. |
4. Ý kiến khác: không.
Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản thu hồi hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.
Chúng tôi xin cam đoan các thông tin khai ở trên là hoàn toàn chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật.
| BÊN A (BÊN BÁN) | BÊN B (BÊN MUA |
Họ tên: …………….. Chức vụ: ……………….. | Họ tên: ………………… Chức vụ: ……………… |
Tải về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử viết sai
Tải về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất file word tại đây
Download mẫu biên bản thay thế hóa đơn file pdf tại đây
Trên đây là chia sẻ về mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 70 mới nhất của Tư Vấn DNL, hi vọng qua bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử sai sót mới nhất. Bạn có thắc mắc cần tư vấn vui lòng để lại câu hỏi ở khung bình luận bên dưới hoặc liên hệ dịch vụ thành lập công ty Tư Vấn DNL để được hỗ trợ.
6. Dịch Vụ Tư Vấn Kế Toán, Thuế Chuyên Nghiệp Từ DNL
Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót đôi khi mang lại nhiều phiền toái và rủi ro phạt hành chính nếu không nắm vững Luật Quản lý thuế hiện hành. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong công tác kế toán, kê khai thuế, hãy để Công ty Tư Vấn DNL đồng hành cùng bạn.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN DNL
- Trụ sở chính TP.HCM: 567/107/6 Lê Văn Khương, Tân Thới Hiệp, Quận 12.
- Chi nhánh Đà Nẵng: 171/3 Tôn Đản, An Khê, Đà Nẵng.
- Chi nhánh Lâm Đồng: Thôn 2, Đạ Tẻh 2, Lâm Đồng.
- Hotline (Zalo 24/7): 0949 883 779 (Mr. Danh) – 0332 234 456
- Website: www.mocongty.net
- Email: tuvandoanhnghiep.dnl@gmail.com
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn các giải pháp kế toán, thuế an toàn, tối ưu và chuẩn xác nhất!
Bài viết liên quan:
