Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho công ty mới thành lập

Kể từ ngày 01/07/2022, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế – bao gồm cả doanh nghiệp mới thành lập – bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Việc thực hiện đúng quy trình này không chỉ đảm bảo nghĩa vụ pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị – kế toán tuân thủ ngay từ ban đầu.

Điều kiện cần để đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu tại Cơ quan thuế

Doanh nghiệp mới thành lập cần đáp ứng các điều kiện tối thiểu sau:

• Đã được cấp mã số thuế hợp lệ
• Có chữ ký số đang hoạt động để thực hiện các giao dịch điện tử
• Có tài khoản đăng nhập hệ thống Thuế điện tử
• Có địa chỉ email, điện thoại liên lạc rõ ràng để phục vụ việc xác minh
• Có phần mềm hóa đơn điện tử hoặc đã ký hợp đồng với nhà cung cấp được cấp phép
• Có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho công ty mới thành lập

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và điều kiện kỹ thuật

• Đăng ký chữ ký số để xuất hóa đơn
• Tạo tài khoản đăng nhập hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn
• Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử (nếu chưa có)
• Kết nối kỹ thuật, tích hợp phần mềm (nếu sử dụng API)

🔹 Bước 2: Gửi tờ khai đăng ký sử dụng HĐĐT lần đầu (mẫu 01ĐK-HĐĐT)

• Nộp trực tuyến trên hệ thống nhà mạng hóa đơn điện tử đến Cơ quan thuế
• Thời gian xử lý: 1 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

🔹 Bước 3: Nhận thông báo chấp thuận từ cơ quan thuế

• Nếu được duyệt: doanh nghiệp chính thức được phép xuất hóa đơn điện tử
• Nếu chưa đủ điều kiện: cần bổ sung hoặc giải trình theo yêu cầu

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những hồ sơ gì?

Theo kinh nghiệm thực tiễn khi làm việc với cơ quan Thuế, khi đăng ký phát hành hóa đơn cho công ty mới thành lập cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ sau:

1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản photo) (bao gồm Giấy chứng nhận ĐKKD chi nhánh, kho bãi nếu có);
2. Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật (bản photo);
3. Hợp đồng thuê trụ sở:
   • Thuê của cá nhân: cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất + chứng từ thanh toán (bản photo)
   • Thuê của doanh nghiệp: cung cấp hóa đơn và chứng từ thanh toán (bản photo);
4. Hợp đồng và hóa đơn mua hàng hóa/dịch vụ đầu vào + chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho (bản photo);
5. Hợp đồng đầu ra (nếu có giao dịch với khách hàng) (bản photo);
6. Hợp đồng lao động của nhân viên công ty (bản photo);
7. Hình ảnh công ty và kho hàng (in màu) – ghi rõ ngày chụp, chụp tổng quan bên ngoài và chi tiết bên trong;
8. Tài khoản ngân hàng đã đăng ký giao dịch và sao kê;
9. Công văn giải trình hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm các nội dung:
   • Ngành nghề công ty đang kinh doanh?
   • Nguồn gốc hàng hóa đầu vào?
   • Khách hàng bán ra cho đối tượng nào?
   • Phương thức vận chuyển?
   • Hàng hóa nhập vào hiện tại lưu kho ở đâu? Giải trình nội dung hàng hoá hiện tại Lưu kho ở đâu?
10. Trường hợp công ty thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện vui lòng cung cấp hồ sơ có liên quan (giấy phép con…);
11. Mang theo bản gốc tất cả các giấy tờ để đối chiếu tại buổi làm việc với cơ quan thuế.

*** Lưu ý đặc biệt khi làm việc với cơ quan Thuế:

• Lần đầu tiên làm việc, Cơ quan Thuế có thể yêu cầu người đại diện pháp luật trực tiếp tham gia buổi xác minh.
• Thời gian làm việc cụ thể sẽ được sắp xếp sau khi hồ sơ đầy đủ – vui lòng chủ động nhắn tin/đặt lịch trước.
• Không nộp thiếu hồ sơ để tránh bị từ chối, hoãn hẹn hoặc đánh giá là không đủ điều kiện hoạt động.

Dịch vụ hỗ trợ tại Tư Vấn DNL

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp mới thành lập:

✅ Soạn tờ khai và thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử
✅ Chuẩn bị toàn bộ hồ sơ, lập công văn giải trình theo chuẩn
✅ Tư vấn chọn phần mềm hóa đơn phù hợp (có tích hợp xuất khẩu, đa mẫu, QR…)
✅ Cử nhân sự đại diện làm việc cùng doanh nghiệp tại Cơ quan thuế

📌 Vui lòng đọc kỹ toàn bộ nội dung hướng dẫn và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.
📌 Mọi vướng mắc hoặc yêu cầu hỗ trợ về đăng ký phát hành hóa đơn cho công ty mới thành lập, liên hệ ngay Tư Vấn DNL – đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng Quý doanh nghiệp.

Mẫu công văn giải trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu cho công ty mới thành lập

CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH

V/v: Giải trình tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Kính gửi: Đội thuế [Quận/Huyện – Tỉnh/TP nơi đăng ký MST]

CÔNG TY: [Tên doanh nghiệp]
Mã số thuế: [MST công ty]
Địa chỉ trụ sở: [Địa chỉ đầy đủ]
Số điện thoại liên hệ: [Số điện thoại]
Email: [Email công ty]

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, nay công ty chúng tôi xin được trình bày tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh như sau:

I. Ngành nghề hoạt động

Công ty hiện đăng ký hoạt động các ngành nghề sau:

• [Liệt kê ngành nghề chính theo GPKD – mã ngành]
  Ví dụ: Bán buôn vật liệu xây dựng, vận tải hàng hóa bằng đường bộ, sản xuất bao bì giấy…

II. Tình hình hoạt động hiện tại

1. Hàng hóa, dịch vụ đầu vào:
   • Nguồn gốc: Nhập mua từ các nhà cung cấp trong nước (liệt kê 1–2 NCC tiêu biểu)
   • Hồ sơ: Hợp đồng, hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ thanh toán đầy đủ
   • Hàng hóa được lưu trữ tại: [Địa chỉ kho hàng/trụ sở]
2. Khách hàng đầu ra:
   • Bán hàng cho các cá nhân/tổ chức có nhu cầu sử dụng dịch vụ
   • Phương thức thanh toán: [Chuyển khoản/tiền mặt – tuỳ tình hình thực tế]
3. Hoạt động nhân sự:
   • Công ty có [số lượng] lao động
   • Đã ký hợp đồng lao động và đăng ký tham gia BHXH theo quy định

III. Cơ sở vật chất – trụ sở – kho hàng

• Công ty có trụ sở chính tại: [Địa chỉ]
• Hình ảnh trụ sở và kho hàng đã được chụp thực tế đính kèm hồ sơ
• Có hợp đồng thuê nhà hợp lệ, kèm chứng từ thanh toán đầy đủ

IV. Cam kết

Công ty xin cam kết:

• Thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật
• Cung cấp thông tin trung thực, minh bạch
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của nội dung giải trình

Kính đề nghị Quý Cơ quan Thuế xem xét, hỗ trợ công ty hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trân trọng!