Chi tiết hồ sơ khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

Tối ưu hóa chi phí thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) luôn là bài toán quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Vừa qua, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 20/2026/TT-BTC ngày 12/03/2026, hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 12/03/2026 và áp dụng ngay từ kỳ tính thuế năm 2025.

Bài viết dưới đây sẽ cập nhật chi tiết các quy định mới nhất về hồ sơ, chứng từ bắt buộc để các khoản chi phát sinh thực tế được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, hợp lệ.

1. Nguyên tắc chung về chi phí được trừ

Theo quy định mới, các khoản chi muốn được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế TNDN bắt buộc phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật và các thành phần hồ sơ đi kèm tương ứng. Nếu thiếu một trong các thành phần hồ sơ này, doanh nghiệp có rủi ro bị xuất toán chi phí khi thanh tra, kiểm tra.

2. Chi tiết hồ sơ cho từng khoản chi đặc thù theo Thông tư 20/2026/TT-BTC

Chi cho giáo dục nghề nghiệp và đào tạo người lao động

Để khoản chi đào tạo nhân sự được ghi nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

• Hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp có quy định rõ về việc chi cho hoạt động giáo dục, đào tạo nghề nghiệp.
• Quyết định của người có thẩm quyền phê duyệt danh sách cử người lao động tham gia đào tạo.
• Bản sao hồ sơ đăng ký học của người lao động.
• Văn bằng, chứng chỉ xác nhận kết quả học tập. Trường hợp không có văn bằng, chứng chỉ thì phải có giấy xác nhận của tổ chức đào tạo hoặc danh sách người lao động đã tham gia khóa học.

Các khoản chi tài trợ (Y tế, Giáo dục, Khắc phục thiên tai, Nhà tình nghĩa…)

Các hoạt động trách nhiệm xã hội cần đảm bảo tính minh bạch về hồ sơ:

• Đối với tài trợ giáo dục, y tế, văn hóa: Cần có Biên bản xác nhận khoản tài trợ có chữ ký của đại diện doanh nghiệp và bên nhận tài trợ. Nếu tài trợ trực tiếp cho người bệnh, phải có thêm xác nhận của cơ quan chức năng huy động tài trợ và chữ ký của người bệnh/thân nhân.
• Đối với tài trợ khắc phục thiên tai, dịch bệnh: Biên bản xác nhận tài trợ phải có chữ ký của doanh nghiệp và đại diện bên nhận (cá nhân, tổ chức được thành lập hợp pháp).
• Lưu ý quan trọng: Mọi biên bản xác nhận tài trợ nêu trên phải được lập theo Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Chi phí liên quan đến giảm phát thải khí nhà kính (Net Zero)

Đây là một điểm mới rất đáng chú ý dành cho các doanh nghiệp sản xuất hướng tới phát triển bền vững. Hồ sơ hợp lệ bao gồm:

• Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp về việc thực hiện giảm phát thải khí nhà kính.
• Hồ sơ dự án hoặc đề án chi tiết liên quan đến việc giảm phát thải.

Chi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Khi mua nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất, mua phế liệu, hoặc mua hàng hóa/dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, hồ sơ gồm:

• Chứng từ chi trả tiền cho người bán. (Lưu ý: Nếu giá trị mua trong ngày của từng cá nhân/hộ kinh doanh từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt ).
• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN (ban hành kèm Thông tư này), do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm.

Chi phí do người lao động trực tiếp mua hộ (từ 05 triệu đồng trở lên)

Trường hợp giao nhân viên mua hộ hàng hóa phục vụ sản xuất, kinh doanh từ 05 triệu đồng trở lên và thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt, kế toán cần lưu ý:

• Có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định quy định việc ủy quyền/cho phép người lao động thanh toán khoản mua hàng này.
• Hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động trả cho người bán.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp thanh toán hoàn lại cho người lao động.

3. Quy định về hình thức và lưu trữ hồ sơ

• Hồ sơ chứng minh chi phí có thể là bản chính, bản sao có chứng thực, bản sao có đóng dấu treo của doanh nghiệp hoặc chứng từ điện tử theo quy định.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm phải lưu giữ và cung cấp đầy đủ hồ sơ này để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của cơ quan chức năng.

4. Giải pháp quản trị rủi ro thuế chuyên nghiệp cùng Tư Vấn DNL

Luật thuế và các Thông tư hướng dẫn thường xuyên được cập nhật. Để đảm bảo sổ sách kế toán luôn chuẩn xác, chi phí được ghi nhận hợp lệ, minh bạch và không phát sinh rủi ro phạt vi phạm, doanh nghiệp cần một đối tác chuyên nghiệp đồng hành.

Công ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn DNL tự hào mang đến giải pháp dịch vụ kế toán, khai báo thuế trọn gói với mức phí cố định minh bạch, giúp chủ doanh nghiệp hoàn toàn an tâm tập trung vào kinh doanh.

LIÊN HỆ NGAY ĐỂ ĐƯỢC CHUYÊN GIA HỖ TRỢ CHI TIẾT:

• Chuyên gia tư vấn: Mr. Danh – 0949 883 779 (Zalo 24/7)
• Hotline 2: 0332 234 456
• Email: tuvandoanhnghiep.dnl@gmail.com
• Website: www.mocongty.net

HỆ THỐNG VĂN PHÒNG TƯ VẤN DNL:

• Trụ sở TP.HCM: 567/107/6 Lê Văn Khương, Tân Thới Hiệp, TP.HCM.
• Chi nhánh mới (2026): 461 Lê Thị Riêng, Thới An, TP.HCM.
• Đà Nẵng: 171/3 Tôn Đản, An Khê, Đà Nẵng.
• Lâm Đồng: Thôn 2, Đạ Tẻh 2, Lâm Đồng.