Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải thay đổi trụ sở vì nhiều lý do khác nhau như: mở rộng quy mô, sáp nhập, thay đổi địa giới hành chính hoặc tối ưu vị trí kinh doanh. Lúc này, việc soạn thảo và gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty là thủ tục bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và duy trì uy tín với khách hàng, đối tác.

Bài viết dưới đây của Tư Vấn DNL sẽ cung cấp đầy đủ thông tin, kèm các mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng cho từng trường hợp cụ thể.

1. Tại sao cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

Thông báo thay đổi trụ sở không chỉ là thủ tục hành chính mà còn mang lại nhiều lợi ích:

• Gửi cơ quan thuế để cập nhật thông tin quản lý, tránh sai sót trong hóa đơn, kê khai.
• Gửi Sở Tài chính để điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Gửi khách hàng, đối tác nhằm đảm bảo giao dịch thông suốt, không gián đoạn.
• Trường hợp thay đổi địa giới hành chính, nếu địa chỉ công ty nằm trong khu vực bị chia tách hoặc sáp nhập, doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật thông tin mới.

2. Các loại mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty phổ biến

Dưới đây là những trường hợp doanh nghiệp thường gặp, kèm mẫu thông báo tương ứng:

2.1. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi cơ quan thuế

Dùng khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế hoặc để cập nhật dữ liệu hóa đơn điện tử, chữ ký số.

Mẫu số: 01/ĐKTĐ-HĐĐT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————

TỜ KHAI

Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Chúng tôi cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung nêu trên và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.

Ghi chú:(*) Đối với người đại diện là người Việt Nam điền thông tin số CC/CCCD/số định danh. Việc sử dụng CC/CCCD/số định danh theo quy định pháp luật về căn cước.

Lưu ý: Biểu mẫu này sẽ nộp thông qua nhà mạng hóa đơn điện tử, cần sử dụng chữ ký số để thực hiện.

2.2. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính

Trường hợp này xảy ra khi tỉnh/thành phố, quận/huyện có sự điều chỉnh địa giới, dẫn đến thay đổi tên địa chỉ trong giấy tờ pháp lý. Mẫu này cần ghi rõ thông tin pháp nhân kế thừa và địa chỉ mới.

THÔNG BÁO

Về việc cập nhật địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Kính gửi: Quý Đối tác, Khách hàng

Tên doanh nghiệp (viết in hoa): ……………………………

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ……………………………

Do sự thay đổi địa giới hành chính sau khi sắp xếp hành chính tỉnh/huyện/xã theo Nghị quyết số …/UBTVQH… ngày …/…/… của Quốc hội, chúng tôi xin trân trọng thông báo:

• Địa chỉ cũ: ………………………………………………
• Địa chỉ mới: ………………………………………………

Các thông tin khác (mã số thuế, điện thoại, email, ngành nghề…) không thay đổi.

Thời điểm áp dụng địa chỉ mới: từ ngày …/…/…….

Kính đề nghị Quý Đối tác, Khách hàng cập nhật địa chỉ mới để thuận tiện trong giao dịch và liên hệ.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ:

• Điện thoại: ……………………………
• Email: …………………………………

Trân trọng cảm ơn!

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP

[Họ tên – Chức vụ]

(Ký tên, đóng dấu)

………………. ……………..

2.3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi Sở Tài chính

Bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh.

>>> Tải về tại đây: Mẫu số 12 đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

2.4. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hóa đơn được sử dụng để thông báo cho đối tác, khách hàng về việc địa chỉ công ty in trên hóa đơn thay đổi, tránh rủi ro khi kê khai thuế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

————————-

TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2026

THÔNG BÁO

V/v: Thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Kính gửi: Quý khách hàng, Quý đối tác;

• Căn cứ vào Luật doanh nghiệp hiện hành;
• Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số ……………. do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh/thành ……………….. cấp ngày……………………………

Công ty [TÊN CÔNG TY] xin trân trọng thông báo đến Quý khách hàng và Quý đối tác về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty kể từ ngày [ngày/tháng/năm], cụ thể như sau:

• Địa chỉ trụ sở cũ:  [Điền địa chỉ cũ đầy đủ]
• Địa chỉ trụ sở mới:   [Điền địa chỉ mới đầy đủ]

Mọi thông tin liên lạc và giao dịch xin vui lòng gửi về địa chỉ mới của công ty. Các thông tin liên hệ khác vẫn giữ nguyên:

• Điện thoại: [Số điện thoại]
• Email: [Địa chỉ email]
• Website: [Địa chỉ website]

Chúng tôi cam kết việc thay đổi địa chỉ trụ sở không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ cũng như các điều khoản hợp đồng đã ký kết với Quý khách hàng, Quý đối tác.

Thông báo này thay cho công văn và thư gửi tới Quý khách hàng, Quý đối tác. Rất mong tiếp tục nhận được sự tin tưởng và hợp tác của Quý khách trong thời gian tới.

Trân trọng cảm ơn!

3. Nội dung chính cần có trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng

Một thông báo thay đổi địa chỉ công ty thường bao gồm:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ theo thể thức văn bản hành chính.
• Tiêu đề: Thông báo thay đổi địa chỉ công ty.
• Căn cứ pháp lý: Luật Doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
• Thông tin công ty (tên, mã số thuế, đại diện pháp luật).
• Địa chỉ cũ, địa chỉ mới và thời điểm có hiệu lực.
• Thông tin liên hệ: số điện thoại, email, website.
• Cam kết: việc thay đổi không ảnh hưởng đến quyền lợi khách hàng.
• Chữ ký, đóng dấu của Giám đốc/Tổng giám đốc.

4. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan quản lý

Song song với việc gửi thông báo đến khách hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục pháp lý:

1. Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại Sở Tài chính.
2. Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới.
3. Thực hiện thông báo với cơ quan thuế để cập nhật quản lý thuế, hóa đơn điện tử, chữ ký số.
4. Điều chỉnh các giấy tờ liên quan: bảo hiểm xã hội, ngân hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn điện tử.

5. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói tại Tư Vấn DNL

Với nhiều năm kinh nghiệm, Tư Vấn DNL hỗ trợ doanh nghiệp:

• Soạn thảo các loại mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty (gửi cơ quan thuế, Sở Tài chính, khách hàng, sau sáp nhập, do thay đổi địa giới hành chính…).
• Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước để cập nhật địa chỉ mới.
• Hỗ trợ thông báo với đối tác, cập nhật hóa đơn, ngân hàng, bảo hiểm.
• Cam kết thủ tục nhanh gọn, chi phí hợp lý, đúng quy định pháp luật.

6. Tải mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

7. Liên hệ tư vấn

📞 Hotline: 0949 883 779
🌐 Website: www.mocongty.net
📩 Email: tuvandoanhnghiep.dnl@gmail.com

Tư Vấn DNL – Giải pháp pháp lý toàn diện cho doanh nghiệp Việt!