Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được thí điểm ở 06 tỉnh thành trên cả nước bao gồm TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Quảng Ninh, Hải Phòng, Bình Định và Phú Thọ. Để chuẩn bị cho việc cả nước chính thức thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2022.

Do lần đầu thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP nên các kế toán và doanh nghiệp không tránh khỏi những thắc mắc cũng như quy trình thực hiện ra sao? Các bước thực hiện như thế nào? Để giải đáp những thắc mắc trên Tư Vấn DNL hướng dẫn các bước thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 như sau.

Một số thông tin về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Theo Điều 4 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được quy định là một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 phản ánh từng loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem, vé, thẻ, phiếu thu hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khách nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử được quy định theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là một nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, được phản ánh các thông tin về hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của Cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

• Ký tự đầu tiên là một chữ cái (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã. (Các doanh nghiệp ở TPHCM thuộc đối tượng Có mã “C”)
• Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập: Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
• Một ký tự tiếp theo là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H): Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
• Chữ T: Thể hiện hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• Chữ D: Áp dụng với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.
• Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
• Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
• Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
• Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
• Hai ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

Mẫu hóa đơn so sánh theo quy định cũ và quy định mới

Đối tượng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông báo của cơ quan thuế, cơ quan các tỉnh có thẩm quyền.
• Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng HĐĐT không mã có nhu cầu chuyển đổi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế ( Cơ quan thuế gửi thông báo trực tiếp hoặc email)
• Hộ, cá nhân kinh doanh

Đối tượng áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế.

• DN kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập HĐĐT đáp ứng lập, tra cứu HĐĐT, lưu trữ dữ liệu HĐĐT theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu HĐĐT đến người mua và đến cơ quan thuế.
• DN thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế nhưng sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng HĐĐT không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT để cơ quan thuế xem xét, quyết định.

Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Bước 1: Xác định doanh nghiệp thuộc đối tượng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không có mã cơ quan thuế

Bước 2: Đăng ký mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để sử dụng Hóa đơn điện tử

Sau khi đăng ký thành công chờ cơ quan thuế phản hồi qua email đã đăng ký theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký.

Doanh nghiệp có thể thực hiện hiện nộp Mẫu số 01/TB-ĐKĐT thông qua nhà mạng cung cấp hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận.

Bước 3: Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông báo Mẫu số 01/TB-ĐKTĐ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC và phải ngừng sử dụng hoá đơn mua của cơ quan thuế, hóa đơn đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, đồng thời thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo quy định, gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Mẫu BC26/AC đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.

Tham khảo thêm: Phương pháp hủy hóa đơn mới nhất

Lưu ý:

– Khi làm báo cáo sử dụng hóa đơn Q4.2021 chúng ta chọn từ ngày 01/10/2021 đến ngày các lập báo cáo (Ví dụ hôm nay ngày 20/12/2021), nếu để mặc định đến ngày 31/12/2021 phần mềm HTKK sẽ báo lỗi.

– Ngoài thông báo TB03AC hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế, doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn giấy, hóa đợn điện tử theo quy định theo Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC lưu tại doanh nghiệp, Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:

• Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;
• Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục);
• Biên bản hủy hóa đơn;

Trên đây là chia sẻ về Chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 của Tư Vấn DNL, hi vọng qua bài viết này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về Các bước chuyển đổi háo đơn điện tử theo TT78 và NĐ123.

Bạn có thắc mắc cần tư vấn vui lòng để lại câu hỏi ở khung bình luận bên dưới để được hỗ trợ.

Nếu bạn thấy bài viết hay, hữu ích hãy đánh giá bài viết và chia sẻ để ủng hộ mình nhé.

Chúc bạn thành công.